Für wen sollte eine Rechnung besser lesbar sein: für den Bearbeiter oder für jemanden, der nur interessehalber drüberschaut? Klarer Fall: für den Bearbeiter natürlich!

Dieser Bearbeiter ist heute fast immer eine Maschine: der Computer. Wie unlogisch, dass Rechnungen immer noch als einfaches PDF durch die Welt geistern: ein bildhaftes Format, für Menschen gut lesbar, aber für Maschinen nur schwer – und fehleranfällig – zu interpretieren.

Dass das unzweckmäßig ist, haben Regulierungsbehörden längst gemerkt. So entstanden Normen für maschinenlesbare, elektronische Rechnungen. Im Geschäftsverkehr mit Regierungsorganisationen (B2G) sind sie seit Ende 2020 bereits vorgeschrieben. Und auch im B2B werden sie bald für Unternehmen Pflicht, wenn der Bundesrat das neue Wachstumschancengesetz billigt.

Was sind elektronische Rechnungen oder eRechnungen?

Eine eRechnung muss in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. „Strukturiert“ bedeutet in diesem Fall, dass die Rechnungsdaten in dem maschinenlesbaren XML-Format vorliegen und einem von der EU vorgegebenen Datenmodell entsprechen.

Regulatorische Grundlagen der eRechnung

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU forderte schon vor zehn Jahren die elektronische Rechnungstellung an öffentliche Auftraggeber. In der Norm EN 16931 klärte sie genau, welche Datenstruktur eine eRechnung haben muss.

Deutschland hat diese Vorgaben mit der E-Rechnungsverordnung des Bundes umgesetzt. In Deutschland entsprechen zwei eRechnungsformate den Vorgaben:

• Die XRechnung ist bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern seit 27. November 2020 Standard.
• Das ZUGFeRD-Format bietet Vorteile für den Geschäftsverkehr im B2B-Sektor.

Welche Formate für eRechnungen existieren?

Neben der XRechnung entspricht in Deutschland auch das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 den europäischen Vorgaben. Beide Formate werden im Folgenden kurz vorgestellt.

Die XRechnung

Die XRechnung ist ein maschinenlesbares, XML-basiertes Format. Die Rechnungsdaten werden direkt über Portale übermittelt, eine für Menschen lesbare PDF-Datei ist dafür unnötig. Zur Prüfung durch den Empfänger muss aber eine Visualisierung zumindest möglich sein. Diese ist daher im Datenmodell angelegt und kann von einer Rechnungssoftware ausgeführt werden.

ZUGFeRD 2.0.1

ZUGFeRD (kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es wird in einer PDF/A-3-Datei kodiert. Diese besteht aus einem maschinenlesbaren XML-Teil, der die bildhafte PDF-Rechnung „huckepack“ trägt. Dass die ZUDFeRD-Rechnung ohne Weiteres auch für Menschen lesbar ist, ist ein bedeutender Vorteil. Wahrscheinlich wird sich dieses Format zumindest im B2B-Geschäftsverkehr durchsetzen.

In der Version 2.1.1 wurde ZUGFeRD im März 2020 mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert, um eine höhere Akzeptanz zu erreichen.

Was sieht das Wachstumschancengesetz für eRechnungen vor?

Grundsätzlich gilt für Unternehmen ab 1.1.2025 im B2B-Geschäftsverkehr die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Mit Einführung dieser Pflicht ist auch eine Zustimmung des Rechnungsempfängers nicht mehr nötig. Es gibt folgende Übergangsfristen:

• bis Ende 2026 für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze und
• bis Ende 2027 für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze. Diese weitere Frist gilt allerdings nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro.

In diesem Zeitraum sind auch Papierrechnungen und Rechnungen, die dem Standard nicht entsprechen („einfaches PDF“) weiterhin zulässig.

Der Bundesrat empfiehlt, eRechnungen erst ab 2027 einzuführen; auch das ist noch in der Diskussion.

Wie sind die Chancen, dass diese Vorgaben Gesetzeskraft bekommen?

Das Wachstumschancengesetz ist derzeit noch nicht in Kraft. Es ist ein umfangreiches Paket, das Änderungen an einer Vielzahl von Gesetzen vorsieht, und soll die deutsche Wirtschaft um 3,2 Milliarden Euro entlasten. Der Bundesrat soll dem Gesetz am 22. März 2024 zustimmen. Ob er das tut, ist noch unklar: Der Vermittlungsausschuss hat zwar am 21. Februar ein Verhandlungsergebnis angenommen, aber ohne die Zustimmung der Union, nur mit den Stimmen der Ampel-Regierung. Die Aussichten, dass das Wachstumschancengesetz in seiner ursprünglichen Form noch dieses Jahr zustande kommt, sind trübe.

Dennoch sollten Sie damit rechnen, dass die eRechnung im Geschäftsverkehr in absehbarer Zeit zur Pflicht wird. Denn dieser Punkt des Gesetzesentwurfs ist unumstritten: Verpflichtende elektronische Rechnungen würden die Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ der Europäischen Komission unterstützen, die mittels Mehrwertsteuermeldepflicht dem Umsatzsteuerbetrug entgegenwirken will.

Was bedeuten diese Änderungen für Unternehmen?

Sie sollten sich darauf einstellen, ab 2025 im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) nur noch eRechnungen zu verwenden. Wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern abrechnen, nutzen Sie die XRechnung ohnehin bereits seit 2020.

Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, dass Sie in Zukunft eRechnungen erhalten möchten. Ein zentrales E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang ist hilfreich.

Sorgen Sie dafür, dass Sie die Formate von XRechnungen und ZUGFeRD generieren und verarbeiten können. Bei XRechnungen erhalten Sie nur XML-Daten. Um die Rechnungen prüfen zu können, müssen Sie sie visualisieren. Das übernimmt in der Regel Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem für Sie. Ihre Finanzbuchhaltung sollte in der Lage sein, XML-Dateien direkt zu verarbeiten.

Aufbewahrung/Archivierung:

Beachten Sie, dass Sie die strukturierten XML-Daten der eRechnung archivieren müssen. Die GoBD fordern eine Archivierung der maschinell am besten verarbeitbaren Rechnungsdaten, die Sie haben; eine „Abwärtskonvertierung“, wie zum Beispiel als einfaches PDF, kommt nicht in Frage.

Der Bundesrat hat vorgeschlagen, im Wachstumschancengesetz die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von 10 auf 5 Jahre zu verkürzen.

Wie kann Software Ihnen mit der eRechnung helfen?

HANSALOG MEGA bietet mit der Software MegaPlus® eine zeitgemäße Lösung für eRechnungen an. Die Software ist sowohl als Cloud- wie als On-Premise-Lösung verfügbar.

Rechnungsausgang

Im Rechnungsausgang ermöglicht MegaPlus®

• eine einfache, direkte manuelle Erfassung der Lieferungen und Leistungen, alternativ automatisiert über Schnittstellen aus externen Abrechnungssystemen wie zum Beispiel Shop-Lösungen;
• eine Steuerung der Ausgabe, je nach Kunde als XRechnung und ZUGFeRD oder Papier/PDF;
• einen direkten Mailversand der Rechnungen aus dem System an den Empfänger oder per Schnittstelle an Service-Provider

Rechnungseingang

Im Rechnungseingang erleichtert Ihnen MegaPlus® die Arbeit durch

• Bereitstellung der Rechnungen aus dem elektronischen Postfach
• Validierung der Inhalte (Konformitätsprüfung)
• alternative Weitergabe an das MegaPlus® Workflow-System mit anschließender Archivierung oder direktem Import der XML-basierten Daten in das Rechnungswesen

Rechnungseingangsprüfung

Wie alle Rechnungen müssen auch elektronische Eingangsrechnungen geprüft und freigegeben werden. Ihre Rechnungseingangsprüfung können Sie an der visualisierten Version, dem Rechnungs-PDF, oder der strukturierten Version, den XML-Daten, ausführen. Stichprobenartig können Sie kontrollieren, ob PDF- und XML-Daten einer ZUGFeRD-Rechnung wirklich übereinstimmen.

Lesen Sie hier, wie Sie das Thema e-Rechnung mit HANSALOG MEGA in Ihrem Unternehmen umsetzen können.